Excel izgleda kao zahtevan program koji plaši mnoge početnike. Ali, ako saznate malo više o ovom programu, sve postaje neverovatno jasno – veoma je udoban za korišćenje.
Ovih 12 saveta pomoći će vam da radite u Excelu mnogo efikasnije. Korisno je da pročitaju i oni koje su dobro upućeni, i već ga koriste..
1) Prečice preko tastature
Excel ima širok spektar prečica preko tastature koji nam mogu pomoći da budemo efikasniji u radu. Izdvojili smo nekoliko za koje smatramo da mogu biti korisne. Najbolje je da pronađete one koje vam najviše odgovaraju u radu.
F9 – preračunati sve podatke u tabelama.
CTRL + SHIFT + O – selektovati sve podatke sa komentarima
ALT + Enter – dodati novi red unutar jedne ćelije
CTRL + ‘ – u ćelijama prikazuje formule umesto brojeva i obrnuto.
CTRL + ALT + V – uključuje dijalog specijalnog nalepljivanja.
CTRL + A – selekcija cele Excel sveske.
CTRL +; (tačka i zarez) – ubacuje današnji datum u ćeliju.
F12 – uključuje se Sačuvaj kao meni.
2) Formule u Excelu
Excelove funkcije su mnogobrojne. One obavljaju proračune, preuzimaju podatke i informacija. Prilično su moćan alat u analizi podataka. Da ubacite neku funkciju, jednostavno kliknite na ikonicu Umetni funkciju iz menija za funkcije.
3) Imenujte grupu podataka
Jednoj celog grupi podataka možemo da damo zajedničko ime, i to može da umnogome olakša naš rada sa formulama. Grupi podataka damo ime, i onda možemo da u formuli koristimo samo to ime umesto da baratamo grupom podataka. Vidite kako smo na primeru grupi podataka dali ime.
A potom smo upotrebili to ime u funkciji.
Možemo imenovati grupe podataka koje se nalaze na različitim mestima u ćeliji (nije potrebno da budu jedni pored drugih), potrebno je samo da ih selektujemo držeći pritisnuto CTRL dugme. Jednom već zadata imena možemo lako da brišemo tako što ćemo otići na Name Manager (Menadžer imena) i tu možemo brisati već iskorišćena imena.
4) Automatsko nalepljivanje funkcija
Često su funkcije u tabelu unose po sličnom principu, vrednost se nalaze u jednoj koloni a funkcija u drugoj i slično. Zato je i Excel olakšao nalepljivanje funkcija. Dovoljno je da unesemo ručno prvu funkciju, a posle možemo samo da prevučemo tu funkciju preko ostalih praznih ćelija, i ona će se tačno iskopirati. Vidite kako to izgleda na slici.
5) Kreiranje logičnog sleda podataka prevlačenjem ćelija
Često su nam u Excelu potrebni podaci koji logično slede jedan za drugim, na primer, nabrajanje od 1 do sto, ii unošenje datuma i slično. Kod takvih podataka Excel nam je olakšao da ne moramo sve da ručno ukucamo, već možemo da nastavimo logičan sled samo prostim prevlačenjem ćelija.
6) Zamrznite kolone ili redove
Imena kolona se uglavnom uvek nalaze u gornjim ćelijama, pa ako je tabela velika, i nalazimo se na njenom dnu, može nam biti teško da znamo u kojoj se tačno koloni nalazimo. Isto važi i za redove.
U takvim situacijama je odlična ideja da zamrznemo kolone ili redove, tako da uvek budu vidljivi nezavisno od toga u kom se delu tabele nalazimo. To se radi veoma jednostavno. Potrebno je da selektujemo red ili kolonu posle onog koji želimo da bude zamrznut, pa onda da odemo na View – Freeze Panes (Zamrzni okna).
7) Zamrznite formulu ili funkciju
Ponekada želimo da zamrznemo vrednosti u formuli ili funkciji. To koristimo kada želimo da kopiramo ili nalepljujemo funkcije na više mesta, pa ne želimo da rizikujemo da Excel, prilikom kopiranja, nešto sam poremeti. Želimo da stavimo do znanja da, ma gde se funkcija nalazila, želimo da se uvek odnosi na jedne iste ćelije.
Tada je potrebno da funkciji damo apsolutnu vrednost. To radimo tako što stanemo na funkciju, pored vrednosti za koju želimo da bude apsolutna i kliknemo na F4. Tada će se u funkciji pojaviti znak za dolar. To radimo za svaku vrednost u formuli. Na primeru imamo dve vrednosti, dakle, treba dva put da stisnemo F4, dok kursor stoji pored svake od vrednosti.
8) Uslovno formatiranje ćelija
Ponekada želimo da se određene vrednosti u ćeliji razlikuju od ostalih na osnovu nekog pravila. Na primer, želimo da sve ćelije sa vrednostima ispod neke granice budu žute, dok su vrednosti iznad te granice crvene. Ili želimo ćelije koje imaju tačno određenu vrednost budu različite boje. Tako možemo da lakše uočimo trendove, odstupanja i bitne vrednosti.
Ručno bojenje može da oduzme mnogo vremena i koncentracije, ali sve to možemo da uradimo automatski, koristeći opciju Uslovnog oblikovanja (Conditional formatting).
9) Formatirajte vrstu podataka u ćeliji
Jedan od problema sa kojim se često suočavamo u Excelu je da se podaci menjaju sami od sebe. To se dešava kada nije dobro podešena vrsta podataka u Excelu, ili se odnekud slučajno prekopira. Problem rešavate tako što podesite vrstu podatka. To radite tako što kliknete desnim klikom na jednu ili grupu ćelija, pa na Format Cell (Oblikuj ćeliju).
Posle odaberete vrstu podatka, da li je to broj, tekst, procenat itd. Eksperimentišite sami.
10) Podesite list
Listove, sveske iliti šitove u Excelu možete da preimenujete, kopirate, brišete i bojite. Samo kliknite desnim tasterom miša na željeni list da pristupite opcijama.
11) Umetnite ili obrišite redove, kolone ili ćelije
U početnom meniju se nalaze veoma korisne opcije koje se koriste za brisanje i ubacivanje novih redova, kolona ili ćelija.
12) Pravilno štampanje
Kada štampamo Excel, bilo u PDF format ili na papir, često nam se desi da je table presečena, to jest, nije sve stalo na jednu stranu. To lako možemo rešiti tako što u opcijama za štampanje pronađemo opciju da se sve stane na jednu stranicu. U meniju sa desne strane imate pretpregled kako izgleda Excel sveska, kad se uklopi na jednu stranicu, pa možete videti kako izgleda pre štampanja.
